Hitna potreba za GenAI vještinama u upravljanju projektima

Ići ispred izazova, upravljati smetnjama i minimizirati rizike—svi su oni sastavni dio današnjih razgovora o budućnosti generativne umjetne inteligencije (GenAI). Oni su također sastavni dio uloge koju stručnjaci za upravljanje projektima obavljaju desetljećima.

Unatoč svakodnevnom poznavanju ovih pitanja, mnogi projektni profesionalci mogu se naći nespremni za to kako će njihove organizacije iskoristiti GenAI ili kako će to konkretno utjecati na njihove poslove. Iako nitko ne može predvidjeti sve načine na koje će GenAI promijeniti korporativne operacije i procese, nema sumnje da će ova tehnologija u nastajanju povećati ulogu mnogih stručnjaka znanja, uključujući projektne profesionalce.

GenAI ima značajan utjecaj na anatomiju projektnog rada. S obzirom na brz tempo evolucije i usvajanja GenAI-ja, postoji rastući osjećaj da projektni profesionalci moraju izgraditi skup vještina povezanih s umjetnom inteligencijom—kako bi povećali produktivnost, učinkovitost i uspjeh projekta.

Za voditelje projekata, GenAI može obavljati težak posao u različitim projektnim aktivnostima uključujući: automatizirano generiranje izvješća, ažuriranje vremenskog okvira, analizu podataka, procjene troškova i više. Projektni profesionalci koji mogu iskoristiti snagu umjetne inteligencije u konačnici će osloboditi svoje vrijeme da se usredotoče na zadatke veće vrijednosti koji potiču uspjeh projekta. Kao rezultat toga, trebalo bi im omogućiti da se više usredotoče na dodavanje nove poslovne vrijednosti, razvijanje svojih sposobnosti vodstva i poticanje inovacija za svoje organizacije – usklađeno s ciljevima poduzeća.

Istraživanje pokazuje da organizacije ove godine značajno povećavaju svoja ulaganja u AI. Projektni stručnjaci koji ostaju na čelu napretka novih tehnologija i pomažu u usvajanju AI unutar svojih organizacija najbolje će se pozicionirati za uspjeh u karijeri.

Razvijanje vještina, spremanje za AI

Kako bi iskoristili obilje prednosti koje umjetna inteligencija može pružiti, projektni profesionalci morat će dati prednost usavršavanju. PMI Istraživanje pokazuje da samo oko 20% voditelja projekata ima opsežno ili dobro praktično iskustvo s alatima i tehnologijama umjetne inteligencije. A 49% ima malo ili nimalo iskustva ili razumijevanja umjetne inteligencije u kontekstu upravljanja projektima. To je zapanjujuće u usporedbi s činjenicom da 82% viših rukovoditelja kaže da će umjetna inteligencija imati barem neki utjecaj na to kako se projekti vode u njihovoj organizaciji tijekom sljedećih pet godina.

Korištenje GenAI-ja za automatizaciju, pomoć i povećanje vaših sposobnosti upravljanja projektima zahtijeva nove vještine i novi način razmišljanja o radu na projektu. Projektni profesionalci mogu koristiti GenAI za poboljšanje svojih projektnih vještina u tri ključna područja PMI Talent Triangle®: načini rada, moćne vještine i poslovna oštroumnost.

Načini rada. Ova se dimenzija usredotočuje na usvajanje najboljeg pristupa, praksi, tehnika i alata za uspješno upravljanje projektima. Uz široku dostupnost i potencijal GenAI alata na individualnoj i organizacijskoj razini, važno je iskoristiti prednosti poboljšanih rezultata koje GenAI može pomoći u postizanju voditelja projekata.

Zamislite "načine rada" kao nizove događaja i zadataka za postizanje rezultata, gdje generativna umjetna inteligencija može automatizirati, pomoći ili povećati vještine i kompetencije upravljanja projektima. Specifična područja u kojima možete iskoristiti GenAI u ovom prostoru uključuju: planiranje projekta, upravljanje vremenom i troškovima, upravljanje rizikom, pomoć pri pisanju i čitanju.

Voditelji projekata također bi trebali naučiti o temeljnom odnosu između podataka i umjetne inteligencije te se upoznati sa strategijom i praksama podataka svoje organizacije. Razumijevanjem načina na koji se podaci opskrbljuju ovim alatima, voditelji projekata bit će u boljem položaju za razumijevanje i procjenu rezultata umjetne inteligencije. Podatkovna pismenost također će omogućiti voditeljima projekata da oblikuju alate i modele koji su specifični za projekte - one koji predviđaju ishode projekta, rizike, resurse itd. - tako da daju najtočnija predviđanja i analize za poticanje donošenja odluka. Ovo znanje također će pomoći voditeljima projekata da identificiraju i riješe rizike koje korištenje GenAI-ja potencijalno može unijeti u poslovanje.

Vještine moći. Osiguravanje da timovi imaju snažne interpersonalne vještine – koje nazivamo “vještinama moći” – omogućuje im da zadrže utjecaj na različite dionike. Ovo je ključna komponenta za stvaranje promjena i postizanje uspješnih rezultata projekta.

Naše Anketa Puls struke je identificirao četiri kritične moćne vještine koje su ključne za pomoć organizacijama u transformaciji i postizanju održivih rezultata: strateško razmišljanje, rješavanje problema, suradničko vodstvo i komunikacija. Sve su to ljudske osobine koje se u određenoj mjeri mogu poboljšati AI-jem. Na primjer, voditelji projekata mogu više strateški doprinijeti svojim projektima i organizaciji primjenom alata umjetne inteligencije na različite aspekte svog poslovanja, industrije i tržišta, kako bi učinkovitije i brže riješili probleme.

Postoje četiri ključna područja u kojima možete iskoristiti AI kako biste poboljšali moćne vještine:

• Ugraditi strateško razmišljanje
• Poboljšajte suradnju
• Brže rješavanje problema
• Poboljšana komunikacija.

Moćne vještine postat će još veća konkurentska prednost, stvarajući ili prekidajući svaki pojedini projekt kako povećanje produktivnosti umjetne inteligencije omogućuje da se više vremena potroši na ljudsku interakciju. Naše vlastito istraživanje, kao i brojne male i velike studije u posljednja dva desetljeća, dosljedno navode ljudske čimbenike među glavnim uzrocima neuspjeha projekta. Upamtite da algoritmi ne mogu nikoga pogledati u oči, govoriti istinu moćnicima, držati se etičkog kursa ili biti odgovorni za svoje odluke. Voditelji projekata mogu učiniti sve te stvari i više, uključujući sposobnost interakcije s ljudima, izražavanja empatije, prilagodbe, stvaranja kontraintuitivnih rješenja, odlučivanja u dvosmislenosti, pregovaranja, upravljanja dionicima, vođenja i motiviranja. Voditelji projekata imaju vještine koje nikada neće pronaći svoj put do strojeva, bez obzira koliko strojevi postali pametni.

Poslovna oštrina. Profesionalci s poslovnom oštroumnošću razumiju makro i mikro utjecaje u svojoj organizaciji i industriji te posjeduju znanje specifično za određenu funkciju ili područje za donošenje dobrih odluka. Profesionalci na svim razinama moraju biti u stanju njegovati učinkovito donošenje odluka i razumjeti kako su njihovi projekti usklađeni s općom slikom šire organizacijske strategije i globalnih trendova.

Zamislite da želite imati bolju perspektivu o rizicima na korporativnoj razini vašeg projekta ili programa i najvjerojatnijim scenarijima s kojima se možete susresti ako se neki od rizika stvarno dogodi. AI vam može pomoći da steknete uvid u pripremu sveobuhvatne analize poslovnog rizika i procjene utjecaja zbog projektnih problema. Ovo će pripremiti organizaciju s planom oporavka i predvidjeti sve radnje ublažavanja prije nego što se dogodi veliki događaj i utječe na organizaciju. Voditelji projekata mogu početi koristiti GenAI mogućnosti za analizu scenarija, stvaranje uvida i inovacije, procjenu poslovnih implikacija i odluke o sistemskom razmišljanju.

Korištenje AI alata poboljšat će poslovnu oštroumnost na dva načina. Prvo, rješavanjem dugotrajnih, svakodnevnih zadataka, oslobodit će voditelje projekata da provedu više vremena fokusirajući se na unutarorganizacijske utjecaje, ciljeve i odnose. Drugo, GenAI može povećati sposobnosti voditelja projekta da vide strateške implikacije svog rada, omogućiti im da vježbaju i uokvire svoje razgovore s dionicima na visokoj razini i donose bolje odluke o svojim projektima. Sama prisutnost ovih alata također može promijeniti vrste poslovne oštroumnosti koje voditelji projekata moraju duboko razumjeti, u odnosu na one kojima se može pristupiti pomoću alata.

Na primjer, generativna umjetna inteligencija olakšava svakom voditelju projekta da sagleda situaciju očima stručnjaka u industriji (putem odzivnika). Dakle, poput pojedinačnih telefonskih brojeva, opće znanje o industriji može biti manje važno za zadržavanje u ljudskom mozgu. Međutim, pojedinosti o konkurentskoj prednosti organizacije, potencijalnoj poluzi od podataka koji postoje u ekosustavu ili novih podataka koje je generirao vaš projekt – bit će nešto što treba razumjeti u detalje.^[1]

Funkcionalne operacije također postaju sve automatiziranije i transparentnije. Ovi uobičajeni procesi omogućeni za softver kao uslugu (SaaS) također su dobro definirani u općim skupovima podataka. Opet, ovdje poslovna sposobnost koja će vas izdvojiti ima više veze s onim što je drugačije u načinu na koji vaša organizacija funkcionira. Što ga čini posebnim, učinkovitijim, učinkovitijim? Ova razina razumijevanja pomoći će vam ne samo da se čvrsto povežete sa strategijom s vašim projektom, već će vam omogućiti da osigurate da su sve veze između projekta i organizacije uspostavljene kako biste doista postigli rezultate.

Jeste li spremni za usavršavanje?

Znanje je ključni element za osnaživanje stručnjaka na njihovim putovanjima AI-jem. Možete pristupiti specijaliziranoj obuci za voditelje projekata koja će vam pomoći u snalaženju u ovom novom projektnom krajoliku omogućenom za GenAI. Institut za upravljanje projektima (PMI) nedavno je izdao besplatni uvodni tečaj e-učenja pomoći u borbi protiv straha od usvajanja umjetne inteligencije i popuniti prazninu u znanju među projektnim stručnjacima. Uključuje relevantne slučajeve upotrebe i savjete o tome kako koristiti GenAI posebno za realizaciju projekata.

Jasno je da će AI poboljšati način na koji se projekti isporučuju, pretvarajući ulogu voditelja projekta u voditelje projekta. Pred nama će biti novih izazova i rizika, ali usvajanjem AI načina razmišljanja i zadržavanjem znatiželje o potencijalu GenAI-ja, projektni stručnjaci bit će spremni za postizanje uspješnih projektnih rezultata. Kontinuirano učenje ključ je za snalaženje u revoluciji umjetne inteligencije i podizanje uloge koju projektni stručnjaci igraju u različitim industrijama.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023., 12. travnja). Generativna umjetna inteligencija promijenit će vaše poslovanje. Evo kako se prilagoditi. Harvard Business Review, Dostupno u: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt