Proje Yönetiminde GenAI Becerilerine Acil İhtiyaç

Zorlukların üstesinden gelmek, aksaklıkların üstesinden gelmek ve riskleri en aza indirmek; bunların hepsi, üretken yapay zekanın (GenAI) geleceği hakkında günümüzün tartışmalarının ayrılmaz bir parçasıdır. Bunlar aynı zamanda proje yönetimi profesyonellerinin onlarca yıldır yerine getirdiği rolün de ayrılmaz bir parçasıdır.

Bu konulara her gün aşina olmalarına rağmen birçok proje profesyoneli, kuruluşlarının GenAI'dan nasıl yararlanacağı veya bunun özellikle işlerini nasıl etkileyeceği konusunda kendilerini hazırlıksız bulabilir. Hiç kimse GenAI'nin kurumsal operasyonları ve süreçleri nasıl değiştireceğini tahmin edemese de, bu gelişen teknolojinin proje profesyonelleri de dahil olmak üzere birçok bilgi çalışanının rolünü artıracağına şüphe yok.

GenAI'nin proje çalışmasının anatomisi üzerinde önemli bir etkisi vardır. GenAI'nin hızlı evrimi ve benimsenmesi göz önüne alındığında, proje profesyonellerinin üretkenliği, verimliliği ve proje başarısını artırmak için yapay zeka ile ilgili beceriler geliştirmeleri konusunda giderek artan bir aciliyet duygusu var.

Proje yöneticileri için GenAI, otomatik rapor oluşturma, zaman çizelgesi güncellemeleri, veri analizi, maliyet tahminleri ve daha fazlası dahil olmak üzere çeşitli proje faaliyetlerinde ağır işler gerçekleştirebilir. Yapay zekanın gücünden yararlanabilen proje profesyonelleri, sonuçta proje başarısını artıran daha yüksek değerli görevlere odaklanmak için zaman ayıracak. Sonuç olarak, şirketin hedefleriyle uyumlu olarak yeni iş değeri eklemeye, liderlik yeteneklerini geliştirmeye ve organizasyonları için inovasyonu teşvik etmeye daha fazla odaklanmalarına olanak sağlamalıdır.

Araştırma kuruluşların bu yıl yapay zekaya yatırımlarını önemli ölçüde artırdıklarını gösteriyor. Gelişen teknolojilerin ilerlemesinde ön saflarda yer alan ve kuruluşlarında yapay zekanın benimsenmesine yardımcı olan proje profesyonelleri, kariyer başarısı için kendilerini en iyi şekilde konumlandıracaklardır.

Beceri geliştirme, yapay zekaya hazır olma

Yapay zekanın sağlayabileceği zengin avantajlardan yararlanmak için proje profesyonellerinin beceri geliştirmeye öncelik vermesi gerekecek. PMI Araştırma gösteriyor ki proje yöneticilerinin yalnızca %20'sinin yapay zeka araçları ve teknolojileri konusunda kapsamlı veya iyi pratik deneyime sahip olduğunu bildiriyor. Ve %49'unun proje yönetimi bağlamında yapay zeka konusunda çok az deneyimi veya anlayışı yok veya çok az deneyimi var. Üst düzey liderlerin %82'sinin yapay zekanın önümüzdeki beş yıl içinde kuruluşlarındaki projelerin yürütülme şekli üzerinde en azından bir miktar etkiye sahip olacağını söylemesi gerçeğiyle karşılaştırıldığında bu çok şaşırtıcı.

Proje yönetimi yeteneklerinizi otomatikleştirmek, desteklemek ve geliştirmek için GenAI'yi kullanmak, proje çalışmasına yönelik yeni beceriler ve yeni bir zihniyet gerektirir. Proje profesyonelleri, PMI Yetenek Üçgeni®'nin üç temel alanında proje becerilerini geliştirmek için GenAI'yi kullanabilir: Çalışma Yolları, Güç Becerileri ve İş Zekası.

Çalışmanın yolları. Bu boyut, projeleri başarıyla yönetmek için en iyi yaklaşımı, uygulamaları, teknikleri ve araçları benimsemeye odaklanır. GenAI araçlarının hem bireysel hem de organizasyonel düzeyde yaygın olarak kullanılabilirliği ve potansiyeli göz önüne alındığında, GenAI'nın proje yöneticilerinin sunmasına yardımcı olabileceği iyileştirilmiş sonuçlardan yararlanmak önemlidir.

"Çalışma yollarını", üretken yapay zekanın proje yönetimi becerilerini ve yeterliliklerini otomatikleştirebileceği, destekleyebileceği veya artırabileceği bir sonuç elde etmek için bir olaylar ve görevler zinciri olarak düşünün. Bu alanda GenAI'dan yararlanabileceğiniz belirli alanlar şunları içerir: proje planlama, zaman ve maliyet yönetimi, risk yönetimi, yazma ve okuma yardımı.

Proje yöneticileri ayrıca veriler ile yapay zeka arasındaki temel ilişkiyi öğrenmeli ve kuruluşlarının veri stratejisi ve uygulamalarına aşina olmalıdır. Verilerin bu araçları nasıl beslediğini anlayan proje yöneticileri, yapay zeka çıktılarını anlama ve değerlendirme konusunda daha iyi bir konuma sahip olacak. Veri okuryazarlığı aynı zamanda proje yöneticilerinin projelere özel araçları ve modelleri (proje sonuçlarını, riskleri, kaynakları vb. tahmin edenleri) şekillendirmesine olanak tanıyacak ve böylece karar alma sürecini yönlendirecek en doğru tahminleri ve analizleri sunmalarını sağlayacaktır. Bu bilgi aynı zamanda proje yöneticilerinin GenAI kullanımının işletmeye potansiyel olarak getirebileceği riskleri tanımlamasına ve çözmesine yardımcı olacaktır.

Güç becerileri. Ekiplerin "güç becerileri" olarak adlandırdığımız güçlü kişilerarası becerilere sahip olmasını sağlamak, onların çeşitli paydaşlar üzerinde etkisini sürdürmesine olanak tanır. Bu, değişiklik yapmak ve başarılı proje sonuçları elde etmek için kritik bir bileşendir.

nen Mesleğin Nabzı Araştırması kuruluşların dönüşümüne ve sürdürülebilir sonuçlar elde etmesine yardımcı olmak için gerekli olan dört kritik güç becerisini belirledi: stratejik düşünme, problem çözme, işbirlikçi liderlik ve iletişim. Bütün bunlar, bir dereceye kadar yapay zeka tarafından artırılabilecek insan özellikleridir. Örneğin proje yöneticileri, sorunları daha etkili ve hızlı bir şekilde çözmek için yapay zeka araçlarını işletmelerinin, endüstrilerinin ve pazarlarının farklı yönlerine uygulayarak projelerine ve organizasyonlarına daha stratejik katkıda bulunabilirler.

Güç becerilerini geliştirmek için yapay zekadan yararlanabileceğiniz dört temel alan vardır:

• Stratejik düşünmeyi yerleştirmek
• İşbirliğini geliştirin
• Daha hızlı problem çözme
• Geliştirilmiş iletişim.

Yapay zeka üretkenliğindeki kazanımlar insan etkileşimine daha fazla zaman ayrılmasına olanak sağladığından, güç becerileri her projeyi başarılı veya başarısız kılarak daha da rekabetçi bir avantaj haline gelecektir. Kendi araştırmamızın yanı sıra son yirmi yıldaki çok sayıda küçük ve büyük ölçekli çalışma, sürekli olarak proje başarısızlığının en önemli nedenleri arasında insan faktörlerini gösteriyor. Algoritmaların kimsenin gözünün içine bakamayacağını, iktidara gerçeği söyleyemeyeceğini, etik yolda kalamayacağını veya kararlarından sorumlu olamayacağını unutmayın. Proje yöneticileri, insanlarla etkileşime girme, empati gösterme, uyum sağlama, mantık dışı çözümler oluşturma, belirsizlikte karar verme, müzakere etme, paydaşları yönetme, liderlik etme ve motive etme yeteneği de dahil olmak üzere tüm bunları ve daha fazlasını yapabilir. Proje yöneticileri, makineler ne kadar akıllı olursa olsun, asla makinelere giremeyecek becerilere sahiptir.

İş zekası. İş zekasına sahip profesyoneller, organizasyonlarındaki ve sektörlerindeki makro ve mikro etkileri anlar ve iyi kararlar vermek için fonksiyona özgü veya alana özgü bilgiye sahiptir. Her düzeydeki profesyonellerin, etkili karar almayı geliştirebilmeleri ve projelerinin daha geniş kurumsal strateji ve küresel eğilimlerden oluşan büyük resimle nasıl uyumlu olduğunu anlayabilmeleri gerekir.

Projenizin veya programınızın kurumsal düzeyindeki riskler ve bazı risklerin gerçekten gerçekleşmesi durumunda karşılaşabileceğiniz en olası senaryolar hakkında daha iyi bir bakış açısına sahip olmak istediğinizi hayal edin. Yapay zeka, proje sorunları nedeniyle kapsamlı bir iş riski analizi ve etki değerlendirmesi hazırlamak için öngörüler elde etmenize yardımcı olabilir. Bu, kuruluşu bir kurtarma planıyla hazırlayacak ve büyük bir olay meydana gelip kuruluşu etkilemeden önce tüm hafifletme eylemlerini önceden tahmin edecektir. Proje yöneticileri senaryo analizi, içgörü oluşturma ve yenilik, iş sonuçlarının değerlendirilmesi ve sistem düşüncesi kararları için GenAI yeteneklerinden yararlanmaya başlayabilir.

Yapay zeka araçlarının kullanımı iş zekasını iki şekilde geliştirecektir. Birincisi, zaman alıcı, sıradan görevleri yerine getirerek, proje yöneticilerinin organizasyon içi etkilere, hedeflere ve ilişkilere odaklanarak daha fazla zaman harcamasını sağlayacak. İkincisi, GenAI, proje yöneticilerinin çalışmalarının stratejik sonuçlarını görme yeteneklerini artırabilir, üst düzey paydaşlarla konuşmalarını pratik etmelerine ve çerçevelemelerine ve projeleri hakkında daha iyi kararlar almalarına olanak sağlayabilir. Bu araçların varlığı, proje yöneticilerinin derinlemesine anlaması gereken iş zekası türlerini, araçların erişebileceği iş zekası türlerine göre de değiştirebilir.

Örneğin, üretken yapay zeka, herhangi bir proje yöneticisinin bir duruma bir endüstri uzmanının gözünden (bir bilgi istemi yoluyla) bakmasını çok daha kolay hale getirir. Dolayısıyla, bireysel telefon numaraları gibi, genel sektör bilgilerinin de insan beyninde tutulması daha az önemli olabilir. Ancak kuruluşun rekabet avantajının ayrıntıları, ekosistemde var olan verilerden elde edilecek potansiyel fayda veya projeniz tarafından oluşturulan yeni veriler ayrıntılı olarak anlaşılması gereken şeyler olacaktır.^[1]

Fonksiyonel operasyonlar da daha otomatik ve şeffaf hale geliyor. Bu yaygın hizmet olarak yazılım (SaaS) özellikli süreçler, genel veri kümelerinde de iyi tanımlanmıştır. Tekrar ediyorum, sizi farklı kılacak iş zekası daha çok kuruluşunuzun çalışma şekliyle ilgili farklı şeylerle ilgilidir. Onu özel, daha verimli, daha etkili kılan nedir? Bu düzeyde bir anlayış, yalnızca projenizle stratejiye sıkı bir şekilde bağlanmanıza yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda gerçek sonuçlara ulaşmak için projeden organizasyona tüm bağlantıların yerinde olduğundan emin olmanıza da olanak sağlayacaktır.

Beceri kazanmaya hazır mısınız?

Bilgi, profesyonelleri yapay zeka yolculuklarında güçlendirmek için kritik bir unsurdur. Bu yeni GenAI destekli proje ortamında ilerlemenize yardımcı olacak proje yöneticilerine yönelik özel eğitimlerden yararlanabilirsiniz. Project Management Institute (PMI) yakın zamanda ücretsiz bir giriş e-öğrenme kursu Yapay zekanın benimsenme kaygısıyla mücadeleye yardımcı olmak ve proje profesyonelleri arasındaki bilgi boşluğunu doldurmak. İlgili kullanım örneklerini ve GenAI'nin özellikle projeleri gerçekleştirmek için nasıl kullanılacağına ilişkin tavsiyeleri içerir.

Yapay zekanın projelerin teslim edilme şeklini geliştireceği ve proje yöneticilerinin rolünü proje liderlerine dönüştüreceği açıktır. Önümüzde yeni zorluklar ve riskler olacak, ancak proje profesyonelleri yapay zeka zihniyetini benimseyerek ve GenAI'nin potansiyeline dair merakını sürdürerek başarılı proje sonuçları sunmaya hazır olacak. Sürekli öğrenme, yapay zeka devriminde ilerlemenin ve proje profesyonellerinin farklı sektörlerde oynadığı rolü yükseltmenin anahtarıdır.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12 Nisan). Üretken yapay zeka işinizi değiştirecek. İşte nasıl uyum sağlayacağınız. Harvard Business Review. Mevcut: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt