Det presserende behovet for GenAI-ferdigheter i prosjektledelse

Å komme i forkant av utfordringer, navigere avbrudd og minimere risikoer – de er alle integrert i dagens samtaler om fremtiden til generativ AI (GenAI). De er også integrert i rollen som prosjektledere har utført i flere tiår.

Til tross for deres daglige kjennskap til disse problemene, kan mange prosjektfagfolk finne seg selv uforberedt på hvordan organisasjonene deres vil utnytte GenAI eller hvordan det vil påvirke jobbene deres spesifikt. Selv om ingen kan forutsi alle måtene GenAI vil endre bedriftens operasjoner og prosesser på, er det ingen tvil om at denne nye teknologien vil forsterke rollen til mange kunnskapsarbeidere, inkludert prosjektfagfolk.

GenAI har en betydelig innvirkning på anatomien til prosjektarbeid. Gitt det raske tempoet i GenAIs utvikling og adopsjon, er det en økende følelse av at det haster for prosjekteksperter å bygge AI-relaterte ferdigheter – for å øke produktiviteten, effektiviteten og prosjektsuksessen.

For prosjektledere kan GenAI utføre tunge løft på tvers av ulike prosjektaktiviteter, inkludert: automatisert rapportgenerering, tidslinjeoppdateringer, dataanalyse, kostnadsestimater og mer. Prosjektfagfolk som kan utnytte kraften til AI vil til slutt frigjøre tiden sin til å fokusere på oppgaver med høyere verdi som driver prosjektsuksess. Som et resultat bør det tillate dem å fokusere mer på å legge til ny forretningsverdi, utvikle sine lederegenskaper og drive innovasjon for organisasjonene deres – i tråd med bedriftens mål.

Forskning viser at organisasjoner øker investeringene sine i AI betydelig i år. Prosjektfagfolk som holder seg i forkant av utviklingen av fremvoksende teknologier og bidrar til å drive AI-adopsjon i organisasjonene sine, vil best posisjonere seg for karrieresuksess.

Utvikle ferdigheter, bli AI-klar

For å utnytte rikdommen av fordeler som AI kan gi, må prosjekteksperter prioritere oppkompetanse. PMI forskning viser at bare rundt 20 % av prosjektlederne rapporterer å ha omfattende eller god praktisk erfaring med AI-verktøy og teknologier. Og 49 % har liten eller ingen erfaring med eller forståelse av AI i forbindelse med prosjektledelse. Dette er svimlende sammenlignet med det faktum at 82 % av seniorlederne sier at AI vil ha minst en viss innvirkning på hvordan prosjekter drives i organisasjonen deres i løpet av de neste fem årene.

Å bruke GenAI til å automatisere, assistere og utvide prosjektledelsesevnen krever nye ferdigheter og et nytt tankesett for prosjektarbeid. Prosjekteksperter kan bruke GenAI til å forbedre prosjektferdighetene sine på tvers av de tre kjerneområdene i PMI Talent Triangle®: Arbeidsmåter, maktferdigheter og forretningssans.

Måter å jobbe på. Denne dimensjonen fokuserer på å ta i bruk den beste tilnærmingen, praksisene, teknikkene og verktøyene for å administrere prosjekter på en vellykket måte. Med den utbredte tilgjengeligheten og potensialet til GenAI-verktøy på både individ- og organisasjonsnivå, er det viktig å dra nytte av de forbedrede resultatene som GenAI kan hjelpe prosjektledere med å levere.

Tenk på «arbeidsmåter» som en kjede av hendelser og oppgaver for å levere et resultat, der generativ AI kan automatisere, assistere eller øke prosjektledelsesferdigheter og -kompetanser. Spesifikke områder hvor du kan utnytte GenAI på dette området inkluderer: prosjektplanlegging, tids- og kostnadsstyring, risikostyring, skrive- og lesehjelp.

Prosjektledere bør også lære om det grunnleggende forholdet mellom data og AI og bli kjent med organisasjonens datastrategi og praksis. Ved å forstå hvordan data mater disse verktøyene, vil prosjektledere være bedre posisjonert til å forstå og evaluere AI-utdata. Datakompetanse vil også gjøre det mulig for prosjektledere å forme verktøyene og modellene som er spesifikke for prosjekter – de som forutsier prosjektresultater, risikoer, ressurser osv. – slik at de leverer de mest nøyaktige forutsigelsene og analysene for å drive beslutningstaking. Denne kunnskapen vil også hjelpe prosjektledere med å identifisere og løse risikoene som bruk av GenAI potensielt kan introdusere for virksomheten.

Kraftferdigheter. Å sikre at team har sterke mellommenneskelige ferdigheter - som vi kaller "maktferdigheter" - lar dem opprettholde innflytelse med en rekke interessenter. Dette er en kritisk komponent for å gjøre endringer og skape vellykkede prosjektresultater.

Vår Puls av yrkesundersøkelsen har identifisert fire kritiske maktferdigheter som er avgjørende for å hjelpe organisasjoner med å transformere og levere bærekraftige resultater: strategisk tenkning, problemløsning, samarbeidende ledelse og kommunikasjon. Alt dette er menneskelige egenskaper som til en viss grad kan forsterkes av AI. For eksempel kan prosjektledere bidra mer strategisk til sine prosjekter og organisasjoner ved å bruke AI-verktøy på ulike aspekter av virksomheten, industrien og markedet, for å løse problemer mer effektivt og raskt.

Det er fire nøkkelområder hvor du kan utnytte AI for å forbedre kraftferdighetene:

• Å bygge inn strategisk tenkning
• Forbedre samarbeidet
• Raskere problemløsning
• Forbedret kommunikasjon.

Kraftferdigheter vil bli enda mer av et konkurransefortrinn, noe som gjør eller ødelegger hvert eneste prosjekt ettersom AI-produktivitetsgevinster lar mer tid brukes på menneskelig interaksjon. Vår egen forskning, samt flere små og store studier de siste to tiårene, siterer konsekvent menneskelige faktorer blant de viktigste årsakene til prosjektsvikt. Husk at algoritmer ikke kan se noen i øynene, snakke sannhet til makten, holde den etiske kursen eller stå til ansvar for deres avgjørelser. Prosjektledere kan gjøre alle disse tingene og mer, inkludert evnen til å samhandle med mennesker, uttrykke empati, tilpasse seg, skape kontraintuitive løsninger, bestemme i tvetydighet, forhandle, administrere interessenter, lede og motivere. Prosjektledere har ferdigheter som aldri vil finne veien inn i maskiner, uansett hvor smarte maskinene blir.

Forretningsansvar. Fagfolk med forretningssans forstår makro- og mikropåvirkningene i deres organisasjon og bransje og har funksjonsspesifikke eller domenespesifikke kunnskaper for å ta gode beslutninger. Fagfolk på alle nivåer må være i stand til å dyrke effektiv beslutningstaking og forstå hvordan prosjektene deres stemmer overens med det store bildet av bredere organisasjonsstrategi og globale trender.

Tenk deg at du vil ha et bedre perspektiv på risikoene på bedriftsnivå for prosjektet eller programmet og de mest sannsynlige scenariene du kan møte hvis noen av risikoene faktisk oppstår. AI kan hjelpe deg med å få innsikt for å utarbeide en omfattende forretningsrisikoanalyse og konsekvensevaluering på grunn av prosjektproblemer. Dette vil forberede organisasjonen med en gjenopprettingsplan og for å forutse alle avbøtende tiltak før en større hendelse skjer og påvirker organisasjonen. Prosjektledere kan begynne å utnytte GenAI-evner for scenarioanalyse, generering av innsikt og innovasjon, vurdering av forretningsimplikasjoner og systemtenkningsbeslutninger.

Bruken av AI-verktøy vil forbedre forretningssansen på to måter. For det første, ved å håndtere tidkrevende, dagligdagse oppgaver, vil det frigjøre prosjektledere til å bruke mer tid på å fokusere på intraorganisatorisk påvirkning, mål og relasjoner. For det andre kan GenAI forsterke prosjektlederes evner til å se de strategiske implikasjonene av arbeidet deres, gjøre dem i stand til å øve seg på og ramme inn samtalene sine med interessenter på høyt nivå og ta bedre beslutninger om prosjektene deres. Selve tilstedeværelsen av disse verktøyene kan også endre typen forretningssans som prosjektledere trenger å forstå dypt, kontra de som kan nås med verktøyene.

For eksempel gjør generativ AI det mye enklere for enhver prosjektleder å se på en situasjon gjennom øynene til en bransjeekspert (gjennom en melding). Så, som individuelle telefonnumre, kan generell bransjekunnskap være mindre viktig å beholde i den menneskelige hjernen. Detaljene om organisasjonens konkurransefortrinn, potensielle innflytelse fra data som finnes i økosystemet, eller nye data generert av prosjektet ditt – vil imidlertid være noe å forstå i detalj.^[1]

Funksjonelle operasjoner blir også mer automatiserte og transparente. Disse vanlige programvare-som-en-tjeneste (SaaS)-aktiverte prosessene er også godt definert i generelle datasett. Igjen, her har forretningssansen som vil skille deg ut mer å gjøre med det som er annerledes med måten organisasjonen din opererer på. Hva gjør det spesielt, mer effektivt, mer effektivt? Dette forståelsesnivået hjelper deg ikke bare med å koble deg fast til strategien med prosjektet ditt, men lar deg sikre at alle prosjekt-til-organisasjon-forbindelsene er på plass for å virkelig oppnå resultater.

Er du klar til å oppgradere?

Kunnskap er et kritisk element for å styrke fagfolk i deres AI-reiser. Du kan benytte deg av spesialisert opplæring for prosjektledere som vil hjelpe deg å navigere i dette nye GenAI-aktiverte prosjektlandskapet. Project Management Institute (PMI) ga nylig ut en gratis innledende e-læringskurs for å bekjempe AI-adopsjonsangst og fylle kunnskapsgapet blant prosjekteksperter. Den inkluderer relevante brukstilfeller og råd om hvordan du bruker GenAI spesifikt for å levere prosjekter.

Det er tydelig at AI kommer til å forbedre måten prosjekter leveres på, og forvandle rollen til prosjektledere til prosjektledere. Det vil være nye utfordringer og risikoer fremover, men ved å ta i bruk en AI-tankegang og forbli nysgjerrig på GenAIs potensial, vil prosjektfagfolk være forberedt på å levere vellykkede prosjektresultater. Kontinuerlig læring er nøkkelen til å navigere i AI-revolusjonen og heve rollen som prosjektfagfolk spiller på tvers av bransjer.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12. april). Generativ AI vil endre virksomheten din. Slik tilpasser du deg. Harvard Business Review. Tilgjengelig i: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt