Спешната нужда от GenAI умения в управлението на проекти

Изпреварване на предизвикателствата, справяне с прекъсванията и минимизиране на рисковете – всички те са неразделна част от днешните разговори за бъдещето на генеративния AI (GenAI). Те също са неразделна част от ролята, която професионалистите по управление на проекти изпълняват от десетилетия.

Въпреки ежедневното си запознаване с тези проблеми, много професионалисти по проекти може да се окажат неподготвени за това как техните организации ще използват GenAI или как това ще се отрази конкретно на работата им. Въпреки че никой не може да предвиди всички начини, по които GenAI ще промени корпоративните операции и процеси, няма съмнение, че тази нововъзникваща технология ще увеличи ролята на много работници, работещи със знания, включително професионалисти по проекти.

GenAI има значително влияние върху анатомията на работата по проекта. Като се има предвид бързият темп на еволюция и приемане на GenAI, има нарастващо чувство за спешност за професионалистите по проекти да изградят набор от умения, свързани с AI - за увеличаване на производителността, ефективността и успеха на проекта.

За ръководителите на проекти GenAI може да изпълнява тежка работа в различни дейности по проекта, включително: автоматизирано генериране на отчети, актуализации на графика, анализ на данни, оценки на разходите и др. Професионалистите по проекти, които могат да впрегнат силата на AI, в крайна сметка ще освободят времето си, за да се съсредоточат върху задачи с по-висока стойност, които стимулират успеха на проекта. В резултат на това трябва да им позволи да се съсредоточат повече върху добавянето на нова бизнес стойност, развиването на техните лидерски способности и стимулирането на иновациите за техните организации – в съответствие с целите на предприятието.

изследване показва, че организациите значително увеличават инвестициите си в AI тази година. Професионалистите по проекти, които остават в челните редици на развитието на нововъзникващите технологии и спомагат за въвеждането на AI в рамките на своите организации, ще се позиционират най-добре за успех в кариерата.

Развиване на умения, ставане готов за AI

За да се възползват от богатството от предимства, които AI може да предостави, професионалистите по проекти ще трябва да дадат приоритет на повишаването на уменията. PMI проучване показва че само около 20% от ръководителите на проекти съобщават, че имат богат или добър практически опит с инструменти и технологии за ИИ. А 49% имат малък или никакъв опит или разбиране за AI в контекста на управлението на проекти. Това е зашеметяващо в сравнение с факта, че 82% от висшите ръководители казват, че AI ще има поне някакво влияние върху начина, по който се изпълняват проектите в тяхната организация през следващите пет години.

Използването на GenAI за автоматизиране, подпомагане и разширяване на вашите възможности за управление на проекти изисква нови умения и нов начин на мислене към работата по проекти. Професионалистите по проекти могат да използват GenAI, за да подобрят своите проектни умения в трите основни области на PMI Talent Triangle®: начини на работа, мощни умения и бизнес проницателност.

Начини на работа. Това измерение се фокусира върху възприемането на най-добрия подход, практики, техники и инструменти за успешно управление на проекти. С широко разпространената наличност и потенциала на инструментите на GenAI както на индивидуално, така и на организационно ниво, е важно да се възползвате от подобрените резултати, които GenAI може да помогне на мениджърите на проекти да постигнат.

Мислете за „начини на работа“ като за вериги от събития и задачи за постигане на резултат, където генеративният AI може да автоматизира, подпомага или разшири уменията и компетенциите за управление на проекти. Конкретни области, в които можете да използвате GenAI в това пространство, включват: планиране на проекти, управление на времето и разходите, управление на риска, помощ при писане и четене.

Мениджърите на проекти също трябва да научат за фундаменталната връзка между данните и ИИ и да се запознаят със стратегията и практиките за данни на своята организация. Като разбират как данните захранват тези инструменти, ръководителите на проекти ще бъдат по-добре позиционирани да разберат и оценят резултатите от AI. Грамотността на данните също така ще позволи на ръководителите на проекти да оформят инструментите и моделите, които са специфични за проектите – тези, които предвиждат резултатите от проекта, рисковете, ресурсите и т.н. – така че да предоставят най-точните прогнози и анализи за стимулиране на вземането на решения. Това знание също ще помогне на ръководителите на проекти да идентифицират и решат рисковете, които използването на GenAI потенциално може да въведе в бизнеса.

Силови умения. Гарантирането, че екипите имат силни междуличностни умения – които ние наричаме „мощни умения“ – им позволява да поддържат влияние с различни заинтересовани страни. Това е критичен компонент за извършване на промяна и постигане на успешни резултати от проекта.

Нашата Анкета "Пулсът на професията". е идентифицирал четири критични силови умения, които са от съществено значение за подпомагане на организациите да се трансформират и постигат устойчиви резултати: стратегическо мислене, решаване на проблеми, лидерство в сътрудничество и комуникация. Всичко това са човешки черти, които до известна степен могат да бъдат увеличени от AI. Например, ръководителите на проекти могат да допринесат по-стратегически за своите проекти и организация чрез прилагане на AI инструменти към различни аспекти на техния бизнес, индустрия и пазар, за да разрешават проблемите по-ефективно и бързо.

Има четири ключови области, в които можете да използвате AI, за да подобрите силовите умения:

• За вграждане на стратегическо мислене
• Подобрете сътрудничеството
• По-бързо решаване на проблеми
• Подобрена комуникация.

Мощните умения ще се превърнат в още по-голямо конкурентно предимство, правейки или проваляйки всеки един проект, тъй като печалбите в производителността на AI позволяват повече време да се изразходва за човешкото взаимодействие. Нашите собствени изследвания, както и множество малки и широкомащабни проучвания през последните две десетилетия, последователно цитират човешкия фактор сред основните причини за провал на проекти. Не забравяйте, че алгоритмите не могат да гледат никого в очите, да говорят истината на властта, да поддържат етичния курс или да носят отговорност за своите решения. Мениджърите на проекти могат да правят всички тези неща и повече, включително способността да взаимодействат с хората, да изразяват съпричастност, да се адаптират, да създават контраинтуитивни решения, да решават при неясноти, да преговарят, да управляват заинтересовани страни, да ръководят и мотивират. Мениджърите на проекти имат умения, които никога няма да намерят място в машините, без значение колко умни са машините.

Бизнес проницателност. Професионалистите с бизнес нюх разбират макро и микро влиянията в тяхната организация и индустрия и имат специфични за функцията или домейн познания, за да вземат добри решения. Професионалистите на всички нива трябва да могат да култивират ефективно вземане на решения и да разбират как техните проекти се привеждат в съответствие с общата картина на по-широката организационна стратегия и глобалните тенденции.

Представете си, че искате да имате по-добра представа за рисковете на корпоративно ниво на вашия проект или програма и най-вероятните сценарии, на които може да се натъкнете, ако някои от рисковете действително възникнат. AI може да ви помогне да придобиете представа, за да подготвите цялостен анализ на бизнес риска и оценка на въздействието поради проблеми с проекта. Това ще подготви организацията с план за възстановяване и ще предвиди всички действия за смекчаване, преди да се случи голямо събитие и да повлияе на организацията. Мениджърите на проекти могат да започнат да използват възможностите на GenAI за анализ на сценарии, генериране на прозрения и иновации, оценка на бизнес последиците и решения за системно мислене.

Използването на AI инструменти ще подобри бизнес проницателността по два начина. Първо, като се занимава с отнемащи време, светски задачи, това ще освободи ръководителите на проекти да отделят повече време за фокусиране върху вътрешноорганизационни влияния, цели и взаимоотношения. Второ, GenAI може да увеличи способностите на ръководителите на проекти да видят стратегическите последици от тяхната работа, да им даде възможност да практикуват и да рамкират разговорите си със заинтересовани страни на високо ниво и да вземат по-добри решения относно своите проекти. Самото присъствие на тези инструменти може също така да промени типовете бизнес проницателност, които мениджърите на проекти трябва да разберат задълбочено, в сравнение с тези, които могат да бъдат достъпни чрез инструментите.

Например, генеративният AI улеснява всеки ръководител на проекти да погледне на ситуация през очите на експерт в индустрията (чрез подкана). Така че, подобно на отделните телефонни номера, общите познания за индустрията може да са по-малко важни за запазване в човешкия мозък. Въпреки това, подробностите за конкурентното предимство на организацията, потенциалните лостове от данни, които съществуват в екосистемата, или нови данни, генерирани от вашия проект – ще бъдат нещо, което трябва да разберете в детайли.^[1]

Функционалните операции също стават все по-автоматизирани и прозрачни. Тези обичайни процеси, активирани за софтуер като услуга (SaaS), също са добре дефинирани в общи набори от данни. Отново, тук бизнес нюхът, който ще ви открои, има повече общо с това, което е различно в начина, по който работи вашата организация. Какво го прави специален, по-ефикасен, по-ефективен? Това ниво на разбиране ще ви помогне не само да се свържете здраво със стратегията с вашия проект, но ще ви позволи да гарантирате, че всички връзки между проекта и организацията са налице, за да постигнете наистина резултати.

Готови ли сте за повишаване на уменията?

Знанието е критичен елемент за овластяване на професионалистите в техните пътувания с ИИ. Можете да се включите в специализирано обучение за ръководители на проекти, което ще ви помогне да се ориентирате в този нов проектен ландшафт с активиран GenAI. Институтът за управление на проекти (PMI) наскоро пусна безплатен въвеждащ курс за електронно обучение за да помогне в борбата с безпокойството от приемането на AI и да запълни празнината в знанията сред професионалистите по проекти. Той включва подходящи случаи на употреба и съвети как да използвате GenAI специално за изпълнение на проекти.

Ясно е, че AI ще подобри начина, по който се доставят проекти, трансформирайки ролята на ръководителите на проекти в ръководители на проекти. Предстоят нови предизвикателства и рискове, но като възприемат AI начин на мислене и останат любопитни за потенциала на GenAI, професионалистите по проекта ще бъдат подготвени да осигурят успешни резултати от проекта. Непрекъснатото обучение е ключът към навигирането в революцията на ИИ и издигането на ролята, която професионалистите по проекти играят в различните индустрии.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023 г., 12 април). Генеративният AI ще промени бизнеса ви. Ето как да се адаптирате. Harvard Business Review, Наличен в: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt