Η επείγουσα ανάγκη για δεξιότητες GenAI στη Διαχείριση Έργων

Η αντιμετώπιση των προκλήσεων, η πλοήγηση στις διαταραχές και η ελαχιστοποίηση των κινδύνων είναι όλα αναπόσπαστα στοιχεία στις σημερινές συζητήσεις σχετικά με το μέλλον της γενετικής τεχνητής νοημοσύνης (GenAI). Είναι επίσης αναπόσπαστο μέρος του ρόλου που έχουν οι επαγγελματίες διαχείρισης έργων επί δεκαετίες.

Παρά την καθημερινή τους εξοικείωση με αυτά τα ζητήματα, πολλοί επαγγελματίες του έργου μπορεί να βρεθούν απροετοίμαστοι για το πώς οι οργανισμοί τους θα αξιοποιήσουν το GenAI ή πώς θα επηρεάσει συγκεκριμένα τις δουλειές τους. Αν και κανείς δεν μπορεί να προβλέψει όλους τους τρόπους με τους οποίους η GenAI θα αλλάξει τις εταιρικές λειτουργίες και διαδικασίες, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυτή η αναδυόμενη τεχνολογία θα αυξήσει τον ρόλο πολλών εργαζομένων στη γνώση, συμπεριλαμβανομένων των επαγγελματιών έργων.

Τα GenAI έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην ανατομία της εργασίας του έργου. Δεδομένου του γρήγορου ρυθμού εξέλιξης και υιοθέτησης του GenAI, υπάρχει μια αυξανόμενη αίσθηση επείγουσας ανάγκης για τους επαγγελματίες του έργου να δημιουργήσουν σύνολα δεξιοτήτων που σχετίζονται με την τεχνητή νοημοσύνη — για να αυξήσουν την παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και την επιτυχία του έργου.

Για τους διαχειριστές έργων, το GenAI μπορεί να εκτελέσει βαριές εργασίες σε διάφορες δραστηριότητες του έργου, όπως: αυτοματοποιημένη δημιουργία αναφορών, ενημερώσεις χρονοδιαγράμματος, ανάλυση δεδομένων, εκτιμήσεις κόστους και πολλά άλλα. Οι επαγγελματίες του έργου που μπορούν να εκμεταλλευτούν τη δύναμη της τεχνητής νοημοσύνης θα ελευθερώσουν τελικά τον χρόνο τους για να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας που οδηγούν στην επιτυχία του έργου. Ως αποτέλεσμα, θα τους επιτρέψει να επικεντρωθούν περισσότερο στην προσθήκη νέας επιχειρηματικής αξίας, στην ανάπτυξη των ηγετικών τους ικανοτήτων και στην προώθηση της καινοτομίας για τους οργανισμούς τους – ευθυγραμμισμένα με τους στόχους της επιχείρησης.

Έρευνα δείχνει ότι οι οργανισμοί αυξάνουν σημαντικά τις επενδύσεις τους στην τεχνητή νοημοσύνη φέτος. Οι επαγγελματίες του έργου που παραμένουν στην πρώτη γραμμή της προόδου των αναδυόμενων τεχνολογιών και συμβάλλουν στην υιοθέτηση της τεχνητής νοημοσύνης στους οργανισμούς τους θα τοποθετηθούν καλύτερα για την επιτυχία σταδιοδρομίας.

Ανάπτυξη δεξιοτήτων, γίνοντας έτοιμος για AI

Για να αξιοποιήσουν τον πλούτο των πλεονεκτημάτων που μπορεί να προσφέρει η τεχνητή νοημοσύνη, οι επαγγελματίες του έργου θα πρέπει να δώσουν προτεραιότητα στην αναβάθμιση δεξιοτήτων. PMI έρευνα δείχνει ότι μόνο το 20% περίπου των διαχειριστών έργων αναφέρει ότι έχει εκτενή ή καλή πρακτική εμπειρία με εργαλεία και τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης. Και το 49% έχει ελάχιστη έως καθόλου εμπειρία με ή κατανόηση της τεχνητής νοημοσύνης στο πλαίσιο της διαχείρισης έργων. Αυτό είναι συγκλονιστικό σε σύγκριση με το γεγονός ότι το 82% των ανώτερων ηγετών λέει ότι η τεχνητή νοημοσύνη θα έχει τουλάχιστον κάποιο αντίκτυπο στον τρόπο λειτουργίας των έργων στον οργανισμό τους τα επόμενα πέντε χρόνια.

Η χρήση του GenAI για την αυτοματοποίηση, τη βοήθεια και την ενίσχυση των ικανοτήτων διαχείρισης του έργου σας απαιτεί νέες δεξιότητες και νέα νοοτροπία για την εργασία του έργου. Οι επαγγελματίες του έργου μπορούν να χρησιμοποιήσουν το GenAI για να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους στο έργο στους τρεις βασικούς τομείς του PMI Talent Triangle®: Τρόποι εργασίας, Ισχυρές Δεξιότητες και Επιχειρηματική οξυδέρκεια.

Τρόποι εργασίας. Αυτή η διάσταση εστιάζει στην υιοθέτηση της βέλτιστης προσέγγισης, πρακτικών, τεχνικών και εργαλείων για την επιτυχή διαχείριση έργων. Με την ευρεία διαθεσιμότητα και τις δυνατότητες των εργαλείων GenAI τόσο σε ατομικό όσο και σε οργανωτικό επίπεδο, είναι σημαντικό να επωφεληθείτε από τα βελτιωμένα αποτελέσματα που μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές έργων να επιτύχουν το GenAI.

Σκεφτείτε τους «τρόπους εργασίας» ως μια αλυσίδα γεγονότων και εργασιών για την επίτευξη ενός αποτελέσματος, όπου η γενετική τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να αυτοματοποιήσει, να βοηθήσει ή να αυξήσει τις δεξιότητες και τις ικανότητες διαχείρισης έργων. Συγκεκριμένοι τομείς στους οποίους μπορείτε να αξιοποιήσετε το GenAI σε αυτόν τον χώρο περιλαμβάνουν: σχεδιασμό έργου, διαχείριση χρόνου και κόστους, διαχείριση κινδύνων, βοήθεια γραφής και ανάγνωσης.

Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει επίσης να μάθουν για τη θεμελιώδη σχέση μεταξύ δεδομένων και τεχνητής νοημοσύνης και να εξοικειωθούν με τη στρατηγική και τις πρακτικές δεδομένων του οργανισμού τους. Κατανοώντας τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα τροφοδοτούν αυτά τα εργαλεία, οι διαχειριστές έργων θα είναι σε καλύτερη θέση για να κατανοούν και να αξιολογούν τα αποτελέσματα της τεχνητής νοημοσύνης. Η παιδεία δεδομένων θα επιτρέψει επίσης στους διαχειριστές έργων να διαμορφώσουν τα εργαλεία και τα μοντέλα που είναι ειδικά για έργα — αυτά που προβλέπουν τα αποτελέσματα του έργου, τους κινδύνους, τους πόρους κ.λπ. — έτσι ώστε να παρέχουν τις πιο ακριβείς προβλέψεις και αναλύσεις για να οδηγήσουν στη λήψη αποφάσεων. Αυτή η γνώση θα βοηθήσει επίσης τους διαχειριστές έργων να εντοπίσουν και να επιλύσουν τους κινδύνους που η χρήση του GenAI μπορεί ενδεχομένως να εισαγάγει στην επιχείρηση.

Ικανότητες δύναμης. Η διασφάλιση ότι οι ομάδες έχουν ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες – τις οποίες ονομάζουμε «δεξιότητες εξουσίας» – τους επιτρέπει να διατηρήσουν την επιρροή τους σε μια ποικιλία ενδιαφερομένων. Αυτό είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για την αλλαγή και την επίτευξη επιτυχημένων αποτελεσμάτων του έργου.

Η Έρευνα Pulse of the Profession έχει εντοπίσει τέσσερις κρίσιμες δεξιότητες ισχύος που είναι απαραίτητες για να βοηθήσουν τους οργανισμούς να μεταμορφωθούν και να προσφέρουν βιώσιμα αποτελέσματα: στρατηγική σκέψη, επίλυση προβλημάτων, συνεργατική ηγεσία και επικοινωνία. Όλα αυτά είναι ανθρώπινα χαρακτηριστικά που σε κάποιο βαθμό μπορούν να επαυξηθούν από την τεχνητή νοημοσύνη. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές έργων μπορούν να συνεισφέρουν πιο στρατηγικά στα έργα και τον οργανισμό τους εφαρμόζοντας εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης σε διαφορετικές πτυχές των επιχειρήσεων, της βιομηχανίας και της αγοράς τους, για να λύσουν προβλήματα πιο αποτελεσματικά και γρήγορα.

Υπάρχουν τέσσερις βασικοί τομείς όπου μπορείτε να αξιοποιήσετε την τεχνητή νοημοσύνη για να βελτιώσετε τις δεξιότητες ισχύος:

• Να ενσωματώσει τη στρατηγική σκέψη
• Βελτιώστε τη συνεργασία
• Ταχύτερη επίλυση προβλημάτων
• Βελτιωμένη επικοινωνία.

Οι δεξιότητες ισχύος θα γίνουν ακόμη περισσότερο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, καθιστώντας ή καταρρίπτοντας κάθε έργο, καθώς τα κέρδη παραγωγικότητας της τεχνητής νοημοσύνης επιτρέπουν να αφιερωθεί περισσότερος χρόνος στην ανθρώπινη αλληλεπίδραση. Η δική μας έρευνα, καθώς και πολλές μελέτες μικρής και μεγάλης κλίμακας τις τελευταίες δύο δεκαετίες, αναφέρουν σταθερά τους ανθρώπινους παράγοντες μεταξύ των κορυφαίων αιτιών αποτυχίας του έργου. Να θυμάστε ότι οι αλγόριθμοι δεν μπορούν να κοιτάζουν κανέναν στα μάτια, να λένε την αλήθεια στην εξουσία, να παραμένουν στην ηθική πορεία ή να είναι υπεύθυνοι για τις αποφάσεις τους. Οι διαχειριστές έργων μπορούν να κάνουν όλα αυτά τα πράγματα και πολλά άλλα, συμπεριλαμβανομένης της ικανότητας να αλληλεπιδρούν με ανθρώπους, να εκφράζουν ενσυναίσθηση, να προσαρμόζονται, να δημιουργούν αντίθετες λύσεις, να αποφασίζουν με ασάφεια, να διαπραγματεύονται, να διαχειρίζονται τους ενδιαφερόμενους, να ηγούνται και να παρακινούν. Οι διαχειριστές έργων έχουν δεξιότητες που δεν θα βρουν ποτέ το δρόμο τους στις μηχανές, ανεξάρτητα από το πόσο έξυπνες είναι οι μηχανές.

Επιχειρηματικό δαιμόνιο. Οι επαγγελματίες με επιχειρηματική οξυδέρκεια κατανοούν τις μακροοικονομικές και μικροεπιρροές στον οργανισμό και τον κλάδο τους και έχουν τις γνώσεις που αφορούν τη λειτουργία ή τον τομέα για να λαμβάνουν καλές αποφάσεις. Οι επαγγελματίες σε όλα τα επίπεδα πρέπει να είναι σε θέση να καλλιεργούν αποτελεσματική λήψη αποφάσεων και να κατανοούν πώς τα έργα τους ευθυγραμμίζονται με τη μεγάλη εικόνα της ευρύτερης οργανωτικής στρατηγικής και των παγκόσμιων τάσεων.

Φανταστείτε ότι θέλετε να έχετε μια καλύτερη προοπτική σχετικά με τους κινδύνους σε εταιρικό επίπεδο του έργου ή του προγράμματός σας και τα πιο πιθανά σενάρια που μπορεί να συναντήσετε εάν κάποιοι από τους κινδύνους συμβούν πραγματικά. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε γνώσεις για να προετοιμάσετε μια ολοκληρωμένη ανάλυση επιχειρηματικού κινδύνου και αξιολόγηση επιπτώσεων λόγω ζητημάτων έργου. Αυτό θα προετοιμάσει τον οργανισμό με ένα σχέδιο ανάκαμψης και θα προβλέψει όλες τις ενέργειες μετριασμού πριν συμβεί ένα σημαντικό γεγονός και επηρεάσει τον οργανισμό. Οι διαχειριστές έργων μπορούν να αρχίσουν να αξιοποιούν τις δυνατότητες GenAI για ανάλυση σεναρίων, δημιουργία πληροφοριών και καινοτομία, αξιολόγηση των επιχειρηματικών επιπτώσεων και αποφάσεις σχετικά με τη σκέψη των συστημάτων.

Η χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης θα ενισχύσει την επιχειρηματική οξυδέρκεια με δύο τρόπους. Πρώτον, με τον χειρισμό χρονοβόρων, εγκόσμιων εργασιών, θα απελευθερώσει τους διαχειριστές έργων να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο εστιάζοντας σε ενδοοργανωτικές επιρροές, στόχους και σχέσεις. Δεύτερον, το GenAI μπορεί να ενισχύσει τις ικανότητες των διαχειριστών έργων να δουν τις στρατηγικές επιπτώσεις της δουλειάς τους, να τους επιτρέψει να εξασκηθούν και να πλαισιώσουν τις συνομιλίες τους με υψηλού επιπέδου ενδιαφερόμενους φορείς και να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις για τα έργα τους. Η ίδια η παρουσία αυτών των εργαλείων μπορεί επίσης να αλλάξει τους τύπους επιχειρηματικής οξυδέρκειας που πρέπει να κατανοήσουν σε βάθος οι διαχειριστές έργων, έναντι εκείνων που μπορούν να έχουν πρόσβαση τα εργαλεία.

Για παράδειγμα, η γενετική τεχνητή νοημοσύνη καθιστά πολύ πιο εύκολο για κάθε διαχειριστή έργου να εξετάσει μια κατάσταση μέσα από τα μάτια ενός ειδικού του κλάδου (μέσω μιας προτροπής). Έτσι, όπως και οι μεμονωμένοι αριθμοί τηλεφώνου, οι γενικές γνώσεις του κλάδου μπορεί να είναι λιγότερο σημαντικό να διατηρηθούν στον ανθρώπινο εγκέφαλο. Ωστόσο, οι λεπτομέρειες του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος του οργανισμού, η πιθανή μόχλευση από δεδομένα που υπάρχουν στο οικοσύστημα ή τα νέα δεδομένα που δημιουργούνται από το έργο σας – θα είναι κάτι που πρέπει να κατανοήσετε λεπτομερώς.^[1]

Οι λειτουργικές λειτουργίες γίνονται επίσης πιο αυτοματοποιημένες και διαφανείς. Αυτές οι κοινές διαδικασίες λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) είναι επίσης καλά καθορισμένες σε γενικά σύνολα δεδομένων. Και πάλι, εδώ, η επιχειρηματική οξυδέρκεια που θα σας ξεχωρίσει έχει να κάνει περισσότερο με το διαφορετικό στον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού σας. Τι το κάνει ξεχωριστό, πιο αποτελεσματικό, πιο αποτελεσματικό; Αυτό το επίπεδο κατανόησης θα σας βοηθήσει όχι μόνο να συνδεθείτε σταθερά με τη στρατηγική με το έργο σας, αλλά θα σας επιτρέψει να διασφαλίσετε ότι όλες οι συνδέσεις έργου με οργανισμό είναι σε θέση να επιτύχετε πραγματικά αποτελέσματα.

Είστε έτοιμοι για αναβάθμιση δεξιοτήτων;

Η γνώση είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για την ενδυνάμωση των επαγγελματιών στα ταξίδια τους με τεχνητή νοημοσύνη. Μπορείτε να αξιοποιήσετε την εξειδικευμένη εκπαίδευση για διαχειριστές έργων που θα σας βοηθήσουν να πλοηγηθείτε σε αυτό το νέο τοπίο έργου με δυνατότητα GenAI. Το Project Management Institute (PMI) κυκλοφόρησε πρόσφατα ένα δωρεάν εισαγωγικό μάθημα e-learning να βοηθήσει στην καταπολέμηση του άγχους υιοθέτησης της τεχνητής νοημοσύνης και να καλύψει το κενό γνώσης μεταξύ των επαγγελματιών του έργου. Περιλαμβάνει σχετικές περιπτώσεις χρήσης και συμβουλές σχετικά με τον τρόπο χρήσης του GenAI ειδικά για την παράδοση έργων.

Είναι σαφές ότι η τεχνητή νοημοσύνη πρόκειται να βελτιώσει τον τρόπο με τον οποίο παραδίδονται τα έργα, μετατρέποντας τον ρόλο των διαχειριστών έργων σε ηγέτες έργων. Θα υπάρξουν νέες προκλήσεις και κίνδυνοι, αλλά υιοθετώντας μια νοοτροπία AI και παραμένοντας περίεργοι για τις δυνατότητες του GenAI, οι επαγγελματίες του έργου θα είναι έτοιμοι να προσφέρουν επιτυχημένα αποτελέσματα έργου. Η συνεχής μάθηση είναι το κλειδί για την πλοήγηση στην επανάσταση της τεχνητής νοημοσύνης και την ανύψωση του ρόλου που διαδραματίζουν οι επαγγελματίες του έργου σε όλους τους κλάδους.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12 Απριλίου). Το Generative AI θα αλλάξει την επιχείρησή σας. Δείτε πώς να προσαρμοστείτε. Harvard Business Review. Διατίθεται σε: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt