GenAI-taitojen kiireellinen tarve projektinhallinnassa

Haasteiden edelläkäviminen, häiriöiden navigointi ja riskien minimoiminen – ne kaikki ovat olennaisia ​​tämän päivän keskusteluissa generatiivisen tekoälyn (GenAI) tulevaisuudesta. Ne ovat myös olennainen osa roolia, jota projektinhallinnan ammattilaiset ovat hoitaneet vuosikymmeniä.

Huolimatta päivittäisestä perehtymisestä näihin kysymyksiin, monet projektiammattilaiset eivät ehkä ole valmistautuneita siihen, kuinka heidän organisaationsa hyödyntää GenAI:ta tai miten se vaikuttaa erityisesti heidän työhönsä. Vaikka kukaan ei voi ennustaa kaikkia tapoja, joilla GenAI muuttaa yrityksen toimintaa ja prosesseja, ei ole epäilystäkään siitä, että tämä uusi teknologia lisää monien tietotyöntekijöiden, mukaan lukien projektiammattilaisten, roolia.

GenAI:lla on merkittävä vaikutus projektityön anatomiaan. GenAI:n nopean kehityksen ja käyttöönoton vuoksi projektiammattilaisten on yhä tärkeämpää rakentaa tekoälyyn liittyviä taitoja tuottavuuden, tehokkuuden ja projektien onnistumisen lisäämiseksi.

Projektipäälliköille GenAI voi suorittaa raskaita nostoja erilaisissa projektitoiminnoissa, mukaan lukien: automaattinen raporttien luominen, aikajanan päivitykset, data-analyysit, kustannusarviot ja paljon muuta. Tekoälyn voimaa hyödyntävät projektiammattilaiset vapauttavat lopulta aikansa keskittyäkseen arvokkaampiin tehtäviin, jotka edistävät projektin menestystä. Tämän seurauksena sen pitäisi antaa heidän keskittyä enemmän uuden liiketoiminta-arvon lisäämiseen, johtamiskykynsä kehittämiseen ja innovaatioiden edistämiseen organisaatioissaan – yrityksen tavoitteiden mukaisesti.

tutkimus osoittaa, että organisaatiot lisäävät merkittävästi investointejaan tekoälyyn tänä vuonna. Projektiammattilaiset, jotka pysyvät kehittyvien teknologioiden kehityksen kärjessä ja auttavat edistämään tekoälyn käyttöönottoa organisaatioissaan, pystyvät parhaiten menestymään urallaan.

Taitojen kehittäminen, tekoälyyn valmistautuminen

Hyödyntämään tekoälyn tarjoamia etuja projektien ammattilaisten on priorisoitava osaamisen parantaminen. PMI tutkimus osoittaa että vain noin 20 % projektipäälliköistä ilmoittaa omaavansa laajan tai hyvän käytännön kokemuksen tekoälytyökaluista ja -tekniikoista. Ja 49 %:lla on vähän tai ei ollenkaan kokemusta tai ymmärrystä tekoälystä projektinhallinnan yhteydessä. Tämä on hätkähdyttävää verrattuna siihen tosiasiaan, että 82 % johtajista sanoo, että tekoälyllä on ainakin jonkin verran vaikutusta siihen, miten projekteja ajetaan heidän organisaatiossaan seuraavien viiden vuoden aikana.

GenAI:n käyttäminen projektinhallintakykyjesi automatisoimiseen, avustamiseen ja laajentamiseen vaatii uusia taitoja ja uutta ajattelutapaa projektityössä. Projektiammattilaiset voivat käyttää GenAI:ta parantaakseen projektitaitojaan PMI Talent Triangle®:n kolmella ydinalueella: Ways of Working, Power Skills ja Business Acumen.

Työtavat. Tämä ulottuvuus keskittyy parhaan lähestymistavan, käytäntöjen, tekniikoiden ja työkalujen omaksumiseen projektien menestyksekkääseen hallintaan. GenAI-työkalujen laajan saatavuuden ja potentiaalin ansiosta sekä yksilö- että organisaatiotasolla on tärkeää hyödyntää parannettuja tuloksia, joita GenAI voi auttaa projektipäälliköitä saavuttamaan.

Ajattele "työskentelytapoja" tulosten saavuttamiseksi tapahtuvien tapahtumien ja tehtävien ketjuna, jossa generatiivinen tekoäly voi automatisoida, avustaa tai lisätä projektinhallinnan taitoja ja osaamista. Erityisiä alueita, joilla voit hyödyntää GenAI:ta tässä tilassa, ovat projektisuunnittelu, ajan ja kustannusten hallinta, riskienhallinta, kirjoitus- ja lukuapu.

Projektipäälliköiden tulisi myös oppia datan ja tekoälyn välisestä perustavanlaatuisesta suhteesta ja tutustua organisaationsa datastrategiaan ja käytäntöihin. Kun projektipäälliköt ymmärtävät, kuinka data syöttää näitä työkaluja, he voivat paremmin ymmärtää ja arvioida tekoälyn tuotoksia. Tietolukutaito antaa myös projektipäälliköille mahdollisuuden muokata projekteille ominaisia ​​työkaluja ja malleja – sellaisia, jotka ennustavat projektin tuloksia, riskejä, resursseja jne. – niin, että he tarjoavat tarkimmat ennusteet ja analyysit päätöksenteon edistämiseksi. Tämä tieto auttaa myös projektipäälliköitä tunnistamaan ja ratkaisemaan riskejä, joita GenAI:n käyttö voi mahdollisesti tuoda yritykselle.

Voiman taidot. Varmistamalla, että tiimeillä on vahvat vuorovaikutustaidot – joita kutsumme "voimataidoiksi" - ne voivat säilyttää vaikutusvaltansa useiden sidosryhmien kanssa. Tämä on kriittinen osa muutosta ja onnistuneiden projektitulosten edistämistä.

Meidän Pulse of the Profession Survey on tunnistanut neljä kriittistä voimataitoa, jotka ovat välttämättömiä auttaessaan organisaatioita muuttumaan ja saavuttamaan kestäviä tuloksia: strateginen ajattelu, ongelmanratkaisu, yhteistyökykyinen johtaminen ja viestintä. Kaikki nämä ovat ihmisen ominaisuuksia, joita tekoäly voi jossain määrin vahvistaa. Esimerkiksi projektipäälliköt voivat osallistua strategisemmin projekteihinsa ja organisaatioihinsa soveltamalla tekoälytyökaluja liiketoimintansa, toimialan ja markkinoiden eri osa-alueisiin ratkaistakseen ongelmia tehokkaammin ja nopeammin.

On olemassa neljä avainaluetta, joilla voit hyödyntää tekoälyä tehotaitojen parantamiseksi:

• Strategisen ajattelun upottaminen
• Paranna yhteistyötä
• Nopeampi ongelmanratkaisu
• Parempi viestintä.

Tehostaidoista tulee entistä enemmän kilpailuetua, joka tekee tai katkaisee jokaisen projektin, kun tekoälyn tuottavuuden kasvu antaa mahdollisuuden käyttää enemmän aikaa ihmisten vuorovaikutukseen. Oma tutkimuksemme sekä useat pienet ja suuret tutkimukset viimeisen kahden vuosikymmenen aikana mainitsevat johdonmukaisesti inhimilliset tekijät hankkeiden epäonnistumisen tärkeimpien syiden joukossa. Muista, että algoritmit eivät voi katsoa ketään silmiin, puhua totuutta valtaan, pysyä eettisellä kurssilla tai olla vastuussa päätöksistään. Projektipäälliköt voivat tehdä kaiken tämän ja paljon muuta, mukaan lukien kyvyn olla vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa, ilmaista empatiaa, mukautua, luoda ristiriitaisia ​​ratkaisuja, tehdä epäselvyyttä, neuvotella, hallita sidosryhmiä, johtaa ja motivoida. Projektipäälliköillä on taitoja, jotka eivät koskaan löydä tietä koneisiin, olivatpa koneet kuinka älykkäitä tahansa.

Liiketoimintakyky. Liiketajua omaavat ammattilaiset ymmärtävät organisaationsa ja toimialansa makro- ja mikrovaikutukset ja heillä on toiminto- tai toimialakohtaiset tiedot tehdäkseen hyviä päätöksiä. Ammattilaisten kaikilla tasoilla on pystyttävä kehittämään tehokasta päätöksentekoa ja ymmärtämään, kuinka heidän projektinsa sopivat yhteen laajemman organisaatiostrategian ja globaalien trendien kanssa.

Kuvittele, että haluat saada paremman näkemyksen projektisi tai ohjelmasi yritystason riskeistä ja todennäköisimmistä skenaarioista, joita saatat kohdata, jos jotkin riskit todella toteutuvat. Tekoäly voi auttaa sinua saamaan oivalluksia kattavan liiketoimintariskianalyysin ja vaikutustenarvioinnin laatimiseen projektiongelmista johtuen. Tämä valmistelee organisaation toipumissuunnitelmalla ja ennakoi kaikki lieventämistoimenpiteet ennen kuin suuri tapahtuma tapahtuu ja vaikuttaa organisaatioon. Projektipäälliköt voivat alkaa hyödyntää GenAI:n ominaisuuksia skenaarioanalyysissä, oivallusten luomisessa ja innovaatioissa, liiketoimintavaikutusten arvioinnissa ja järjestelmäajattelupäätöksissä.

Tekoälytyökalujen käyttö lisää liiketoimintakykyä kahdella tavalla. Ensinnäkin, käsittelemällä aikaa vieviä, arkipäiväisiä tehtäviä, se vapauttaa projektipäälliköt viettämään enemmän aikaa keskittyäkseen organisaation sisäisiin vaikutuksiin, tavoitteisiin ja suhteisiin. Toiseksi GenAI voi lisätä projektipäälliköiden kykyä nähdä työnsä strategiset vaikutukset, antaa heille mahdollisuuden harjoitella ja kehystää keskustelujaan korkean tason sidosryhmien kanssa ja tehdä parempia päätöksiä projekteistaan. Näiden työkalujen olemassaolo voi myös muuttaa sitä liiketoimintatajua, joka projektipäälliköiden on ymmärrettävä syvästi, verrattuna niihin, joita työkaluilla voidaan käyttää.

Esimerkiksi generatiivinen tekoäly helpottaa minkä tahansa projektipäällikön näkemistä tilanteesta alan asiantuntijan silmin (kehotteen kautta). Joten, kuten yksittäiset puhelinnumerot, yleinen alan tietämys voi olla vähemmän tärkeää säilyttää ihmisaivoissa. Yksityiskohdat organisaation kilpailuedusta, mahdollinen hyöty ekosysteemissä olevasta tiedosta tai projektisi tuottamat uudet tiedot ovat kuitenkin asioita, jotka on ymmärrettävä yksityiskohtaisesti.^[1]

Myös toiminnalliset toiminnot ovat automatisoitumassa ja läpinäkyvämpiä. Nämä yleiset ohjelmisto-as-a-service (SaaS) -yhteensopivat prosessit ovat myös hyvin määriteltyjä yleisissä tietosarjoissa. Jälleen kerran, yritystaito, joka erottaa sinut muista, liittyy enemmän siihen, mikä eroaa organisaatiosi toimintatavoista. Mikä tekee siitä erityisen, tehokkaamman, tehokkaamman? Tämä ymmärryksen taso auttaa sinua paitsi tiukasti liittymään strategiaan projektisi kanssa, mutta myös varmistamaan, että kaikki projektin ja organisaation väliset yhteydet ovat paikoillaan todella tulosten saavuttamiseksi.

Oletko valmis kehittämään osaamistasi?

Tieto on kriittinen osa ammattilaisten voimaannuttamista heidän tekoälymatkaillaan. Voit osallistua projektipäälliköiden erikoiskoulutukseen, joka auttaa sinua navigoimaan tässä uudessa GenAI-yhteensopivassa projektimaisemassa. Project Management Institute (PMI) julkaisi äskettäin ilmaisen johdatus e-learning kurssi auttaa torjumaan tekoälyn omaksumisahdistusta ja täyttämään projektiammattilaisten tietovajeen. Se sisältää asiaankuuluvia käyttötapauksia ja neuvoja GenAI:n käyttämisestä erityisesti projektien toteuttamiseen.

On selvää, että tekoäly parantaa tapaa, jolla projekteja toteutetaan ja muuttaa projektipäälliköiden roolin projektijohtajiksi. Edessä on uusia haasteita ja riskejä, mutta omaksumalla tekoäly-ajattelutavan ja pysymällä utelias GenAI:n potentiaalista projektiammattilaiset ovat valmiita saavuttamaan onnistuneita projektituloksia. Jatkuva oppiminen on avain AI-vallankumouksessa navigointiin ja projektiammattilaisten roolin nostamiseen eri toimialoilla.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, 12. huhtikuuta). Generatiivinen tekoäly muuttaa liiketoimintaasi. Näin sopeudut. Harvard Business Review. Saatavilla: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt